Digitalización de la gestión de procesos

De los procesos profesionales a la automatización

a transformación digital se ha visto simplificada en los últimos tiempos gracias a la gestión de procesos y la automatización de los mismos. El aumento de la transparencia en los procesos de negocio y los entornos de TI, así como su capacidad de evaluación y su automatización establecen las condiciones óptimas para una transformación digital rápida y eficiente en las empresas.

Muchas de las noticias actuales a nivel económico o técnico giran alrededor de la transformación digital. Pero esta transformación digital siempre debe presentarse como un medio y no como un fin. Es por ello, que detrás de las actividades relacionadas con la transformación digital encontramos dos como base: la creación de nuevas ofertas para los clientes y el aumento de la eficiencia. Para conectar entre si las distintas actividades dentro de la empresa están los procesos. Ya se trate de gestionar la documentación necesaria en los procesos financieros dentro de un sistema de control interno, la aplicación de una gestión de calidad compatible con ISO y orientada a los procesos o la automatización de los procesos propuesto por TI. Como requisito previo para implementar dichos procesos es necesario la puesta en funcionamiento de un sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPM).

¿Qué debe tener en cuenta a la hora de digitalizar y automatizar la gestión de sus procesos?

La descripción de los procesos de negocio se pueden realizar desde diferentes perspectivas. Los modelos de procesos de negocio profesionales se utilizan para optimizar los procesos de negocio dentro de una empresa o entre socios. Por el contrario, los modelos para la automatización de procesos se utilizan para la planificación técnica, ejecución y control de los sistemas de información dentro de la empresa.

Ambos enfoques persiguen diferentes objetivos, pero se pueden combinar fácilmente con las herramientas de la familia BIC. Así, tanto la gestión de procesos de negocio profesional como la automatización de los mismos es posible.

Antes de presentar los posibles escenarios para la conexión de los modelos profesionales y técnicos, es necesario, en primer lugar, destacar las relaciones fundamentales que existen entre un proceso de negocio y el modelado de la automatización del proceso. La ilustración 1 muestra las diferentes etapas y relaciones de éstas para pasar de un modelo de proceso de negocio a la automatización.

Automatización de Procesos

Ilustración 1: Del modelo de procesos profesional a la automatización (representación esquemática)

Las principales fases son: el modelado de procesos profesional, modelado de procesos de TI, diseño de TI, implementación y ejecución. Dentro de cada fase hay que distinguir entre el contenido dinámico y estático. El contenido dinámico representa la secuencia de los procesos de forma cronológica. Por otro lado, el contenido estático describe objetos de negocio ya ejecutados, objetos de datos, así como servicios profesionales y técnicos.

Modelado de procesos profesional

En el modelado de procesos profesional se muestra el desarrollo de los procesos de negocio desde una perspectiva comercial (1). Es decir, el modelado se orienta a las  necesidades de información comercial que requiere un grupo objetivo. Estos suelen ser aquellos departamentos que utilizan los resultados para diseñar la organización del trabajo. Además de los procesos, también pertenecen a este nivel, la descripción de los objetos de negocio involucrados (2). Cabe señalar que en esta etapa de modelado se trata de una descripción puramente técnica, sin relación con TI. En el contexto de BIC Cloud se aplicarán, en esta fase, los modelos CPE (EPC) y BPMN, para describir el contenido dinámico y el diagrama estructural para la descripción del contenido estático.

Modelado de procesos de TI

El modelado de procesos profesional descrito no es adecuado para ser transferido directamente a una aplicación. Es más, la experiencia en varios proyectos ha demostrado que una migración con éxito sólo puede realizarse a través de un paso intermedio en el modelado de procesos de TI, asegurándose de que no exista una confusión semántica del contenido profesional y el contenido técnico de TI en un mismo modelo. De esta manera, la utilización de los modelos en ambos campos de aplicación se verá limitada. Por esta razón, se recomienda una conexión mínima entre el modelado de procesos profesional (1) y el técnico de TI (3). Esta separación se mantiene incluso con el contenido estático. Es decir, desde el punto de vista técnico, los objetos de negocio describen (2), por ejemplo, un pedido que será redefinido en este paso como un objeto de TI (4). Además, en este paso,se conectan las actividades basadas en TI con servicios de soporte (5).

Diseño de TI

Como parte del diseño de TI se realiza un proyecto de solución técnica. En esta fase se diseñará, en base a procesos de TI y modelos de objetos (3 y 4),  los correspondientes modelos de automatización (6), las definiciones de datos (7) y los servicios de TI (8). Para ilustrar los contenidos antes mencionados, BIC Cloud pone a su disposición la notación de BPMN, ArchiMate, a través de la cual se pueden describir relaciones de la arquitectura de TI de un sistema de destino más complejas.

Implementación

Después de desarrollar el modelado profesional, el modelado técnico de TI y su correspondiente diseño de TI, le sigue la implementación de la futura solución. Es decir, se implementarán los procesos ejecutables (9), las definiciones de datos (10) y los servicios de TI (11). Además, BIC Execution ofrece una plataforma integral de desarrollo que implementa desde soluciones de diagramas BPMN hasta aplicaciones en ejecución.

Ejecución

Por último, la solución desarrollada operativamente durante la fase de ejecución, se integrará en el entorno de tiempo de ejecución y la infraestructura elegida.

Personalización del enfoque

Una vez descrito el procedimiento básico para pasar de la gestión de procesos a la automatización de los mismos, es necesario explicar cómo se integra la metodología descrita en BIC Cloud. Cabe señalar que no todos los artefactos descritos deben ser modelados necesariamente para llevar a cabo una transformación digital. En principio sólo se hará una distinción entre una vía de integración sencilla o una fuerte.

La integración sencilla consiste en una implementación de arriba a abajo en la que la información no se retroalimenta de la solución operacional final en el modelado. La integración fuerte, por otra parte, sigue, a parte de la implementación de arriba abajo, otra de abajo hacia arriba, donde a partir de la automatización parcial de la información del modelado se puede recuperar una solución implementada dentro del marco del modelado, por ejemplo, las evaluaciones y controles con BIC Monitor.

Tabla 1: Desarrollo de un proceso de integración

La tabla 1 muestra los pasos del proceso que son necesarios para implementar una solución para una fácil integración del proceso con BIC Cloud.

Tabla 2: Desarrollo de un proceso de integración fuerte (Rojo = Ampliación de la vía de integración sencilla)

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